Il Garante per la privacy ha vietato ad una società il trattamento di dati personali in base alle email aziendali dei dipendenti in violazione della normativa sulla protezione dei dati e di quella sulla disciplina lavoristica. La società, adesso, dovrà limitarsi a conservare i dati solo con il fine di tutelare i diritti nel giudizio pendente.

Dopo il reclamo di un dipendente, l'Autorità ha accertato che la società trattava illegalmente i dati personali contenuti nelle email in entrata e in uscita, di natura privata, scambiate dal lavoratore con i colleghi. I dati raccolti nel corso di due anni venivano utilizzati per contestare un provvedimento disciplinare al quale era seguito il licenziamento del dipendente poi annullato dal giudice del lavoro.
Nel disporre il divieto l'Autorità ha rilevato pesanti violazioni e per di più la società non ha fornito ai dipendenti nessuna informazione su modalità e finalità di raccolta e conservazione dei dati della posta elettronica.
L’azienda conservava sistematicamente i dati esterni e il contenuto di tutte le email scambiate dai dipendenti per tutta la durata del rapporto di lavoro e anche dopo la sua interruzione, violando i principi di liceità, necessità e proporzionalità stabiliti dal Codice privacy. L’Autorità afferma che la società invece di mettere in atto un trattamento invasivo, avrebbe potuto predisporre dei sistemi di gestione documentale capaci di individuare selettivamente i documenti che avrebbero dovuto essere archiviati. Secondo il Garante, la conservazione estesa e regolare delle mail, la loro memorizzazione per un periodo indeterminato e ampio e la possibilità per il datore di lavoro di accedervi per finalità indicate in astratto consente il controllo dell'attività dei dipendenti. Un controllo vietato dalla disciplina di settore che non autorizza verifiche massive, prolungate e indiscriminate. Il datore di lavoro può controllare l'adempimento della prestazione e il corretto uso degli strumenti di lavoro ma deve sempre salvaguardare la libertà e la dignità dei dipendenti.
Resta quindi ingiustificata raccogliere le email. Il Garante ha ritenuto non conforme alla legittima aspettativa di riservatezza della corrispondenza l'accesso alle email in ingresso sull'account aziendale dopo il licenziamento del lavoratore. Concluso il rapporto di lavoro la casella di posta elettronica deve essere immediatamente disattivata e rimossa, sostituita da eventuali account alternativi.
L'Autorità si riserva di valutare con un autonomo procedimento la contestazione di sanzioni amministrative relative agli illeciti riscontrati.

Fonte: Autorità Garante per la protezione dei dati personali

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